İçeriğe geç

E-mail nasıl yazılır?

Uzun yıllardır özellikle de iş hayatının en çok tercih edilen iletişim yöntemlerinden biri olan e-postaların nasıl yazılması ve atılması gerektiğinden bahsedeceğim. 

Bildiğim kadarıyla okullarda halen e-posta yazmak öğretilmiyor. Maalesef bana da gelen maillerden de bu konuda eksiğimiz olduğunun farkına vardığım için bu konuya değinmek istiyorum. E-posta yazmanın belirli kuralları olsa da herkes için doğru diyemeyeceğimiz detayları da tavsiyeler başlığı altında anlatacağım.

İlk olarak çok bilinmeyen özelliklerden bahsedelim.

CC nedir?

Carbon copy kelimelerinin kısaltması olan işlev, e-maili alıcıların yanı sıra, okumasını istediğiniz insanlara da göndermenizi sağlar. CC’de temel amaç eklediğiniz karşı tarafı bilgilendirmektir. Yanıt beklenen insanlar CC kısmına değil, alıcı kısmına eklenmelidir.

BCC nedir?

Blend carbon copy kelimelerinden oluşan işlevde amaç, alıcıların birbirlerini görmemesini sağlamaktadır. Alıcı sadece gönderen kişiyi görebilmektedir. En yaygın kullanımı toplu e-posta gönderirken, alıcıların diğer e-mail adreslerini görmesini engellemektir.

Konu

E-posta’da bahsettiğiniz konuyu ifade eden birkaç kelimelik özettir. Konu kısmına -karşı tarafın dikkatini çekmek için- dikkat, acil, önemli gibi ifadeler eklemek çok hoş karşılanmamaktadır.

İmza

Mesajımızı yazdıktan sonra alt kısma kim olduğumuzu ifade eden bir imza eklemeliyiz. Bu kısımda isim, soyisim, adres, telefon, website vb. bilgilere yer verebilirsiniz.

Tümünü yanıtla nedir?

Karşı taraftan gelen bir e-postaya cevap vermek istediğinizde yanıtla veya tümünü yanıtla seçeneğini kullanabilirsiniz. Ancak alıcı kısmında birden fazla kişi varsa ve cevabın herkese gitmesini istiyorsanız tümünü yanıtla seçeneğini kullanmalısınız.

Tavsiyeler

  • Mail atarken (varsa) kendinize, şirketinize veya okulunuza ait alan adı üzerinden göndermeniz karşı tarafın sizi daha fazla ciddiye almasını sağlar. Gmail, Outlook gibi mail uzantılı e-mail adreslerini kullanmak göz ardı edilmenize veya güvenilmemenize sebep olabilir.
  • Renkli fontlar, arka planlar vs. yaparak metni hale getirmemenizi tavsiye ederim. Büyük harfler ile yazmayın. BAĞIRMAK ANLAMINA GELİR 🙂
  • Fazla uzun yazmayın. Derdinizi 3 cümle ile anlatmanızı tavsiye ederim. 3 kısa paragraftan fazlasını da ek kısmına eklemenizi öneririm.
  • Eğer bir sorunuz varsa, “soru sorabilir miyim?” demek yerine direkt sorun.
  • Karşı taraf ile tanışmıyorsanız sen diye değil, siz diye hitap etmenizi öneririm. Herkes olmasa da rahatsız olanlar çıkabilir 🙂
  • Mailin sonuna, cevabınızı bekliyorum yazmayın. Cevap verilmesi gerekiyorsa karşı taraftan yanıt gelecektir. Eğer gelmiyorsa, en az 3 iş günü bekledikten sonra tekrar göndermenizi tavsiye ederim. 
  • Spam yanıtlamayın ve başkalarına da göndermeyin.
  • Eklere koyduğunuz dosyaların boyutlarına dikkat edin. Yüksek boyutlu dosyaları sıkıştırma yaparak gönderebilirsiniz. 
  • Alıntı kısmındaki eski mesajları silmenizi öneririm. Bir yerden sonra çok fazla olabiliyorlar ve kapladığı alanın artmasına sebep oluyor.
  • Kısaltmalardan kaçının (mrb, tşk, öd, np…).
  • Yazdıktan sonra dikkatlice okuyup, sakince düşünüp yollayın. Acele etmeyin.
  • E-posta, yazılı iletişim türü olduğu için duyguları ifade etmek pek mümkün değildir. Bu sebeple olabildiğince sade bir dille yanlış anlaşılmalara sebep olmayacak şekilde yazmanızı öneririm. 
  • Profesyonel bir iş yapıyorsanız, tüm mailleri okuyun ve cevaplayın. Her mail önemlidir. İşiniz için önemli tavsiye ve şikayetlere buralardan ulaşabilirsiniz.

Benim bildiklerim bunlar. Umarım yararlı olmuştur. Eksik veya hatalı olduğunu düşündüğünüz konular varsa yorumlarda paylaşabilirsiniz. Bu konu hakkında hazırladığım videoyu da izleyebilirsiniz.

Tarih:TeknolojiTüm postlar

İlk Yorumu Siz Yapın

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir